Když přijde do firmy doba elektronická

Začátek nového roku je ideální na to zavést do života novinky. To vědí i ve farmaceutické společnosti Cayman Pharma, a tak se do toho hned od ledna pořádně obuli. Už vloni probíhala v některých jejích odděleních postupná elektronizace procesů. Ovšem přechod od papírového vyřizování žádanek, faktur a další administrativy včetně inventarizace na plně elektronické řešení byl dlouho očekávanou inovací.

V České republice se prý podle poslední analýzy Microsoftu elektronicky vyřídí zatím pouze pětina faktur. Ve většině firem tedy stále vládne papír a účetní s fakturami běhají mezi zodpovědnými pracovníky, aby od nich získaly podpisy. V neratovické Cayman Pharmě to ještě minulý rok fungovalo také tak.

„Když si u nás chtěl kdokoli ze zaměstnanců něco objednat, nakoupit, musel vyplnit papírový formulář a absolvovat s ním schvalovací kolečko po firmě. Bylo jedno, v jaké hodnotě ta žádanka byla. A když přišla faktura, stejným způsobem se sháněly podpisy, aby se mohla zaplatit. I sebemenší položku museli schválit minimálně dva lidé,“ líčí nám nedávný stav účetní Ivana Mrázková. Byla to právě ona, kdo si v minulosti se všemi fakturami po několikapatrových budovách společnosti „zaběhal“. Jen si to představte: ročně takto vyřídila kolem 4000 faktur. A k nim si přidejte další stovky žádostí o povolení nákupu. Zkoušeli jsme se společně dobrat k tomu, kolik hodin jí nyní ušetří skutečnost, že schvalování dokumentů probíhá přes počítač. Přesných čísel jsme se nedopátrali, ovšem z pohledu celé firmy lze hovořit o mnoha stovkách.

Hlavní účetní Štěpánka Krejčová poznamenává: „Elektronizace nám pomohla eliminovat manuální chyby. Dřív se kontrolovaly faktury ručně, dnes si můžeme vygenerovat dvě elektronické sestavy a porovnat je v počítači. To je velká pomoc. Navíc je všechno daleko přehlednější, papírový dokument se nemůže zatoulat po cestě, účetní přesně vidí, u koho na schvalování daná faktura právě je.“

Fakturace jsou však jen kamínkem v mozaice činností tohoto oddělení. V rámci financí je to samozřejmě účetnictví, controlling, plánování, inventarizace, daně, financování skupiny, jednání s bankami a právníky… Vedle toho však zastřešuje také IT a údržbu.

Když jsme zmínili inventarizaci majetku, ta prošla elektronizací už v loňském roce. Podle Blanky Petlachové, která ji má v Cayman Pharma na starosti, to byla veliká úleva. Namísto papírových karet, seznamů a tužky dostali ona a další inventárníci do rukou čtečky čárových kódů. „Je to obrovské zjednodušení a zprůhlednění celého procesu. Kontrolujeme ve firmě až 5000 položek a takto vše velice snadno spárujeme a dohledáme.“

A co považuje za jeden z nejdůležitějších úkolů svého oddělení finanční ředitel David Králík? Dobře naplánovat budoucnost firmy, což podle něj předpokládá bezvadnou týmovou spolupráci. „Kolegové z ostatních oddělení, jako je třeba vývoj nebo výroba, plánují, co by chtěli dělat, kam by se rádi posunuli. A na nás je, abychom dokázali definovat, zda jsou tyto plány reálné a jakým způsobem a kdy jich můžeme dosáhnout.“

Byli jsme zvědaví, co tedy jedna z našich největších farmaceutických firem plánuje konkrétně na tento rok. „Čeká nás rekonstrukce prostor určených k výrobě veterinárních prostaglandinů, které jsou jedním z našich hlavních produktů. Jedná se o letošní největší investiční projekt v objemu deseti až dvaceti milionů korun. Prostory budeme rekonstruovat za chodu, což nebude jednoduché. Cílem je kromě zefektivnění výroby především zvýšení bezpečnosti práce. Druhým velkým projektem je elektronizace analytického oddělení. A pokud se bude dařit, rádi bychom přesunuli výzkumníky z vedlejší budovy do této hlavní, protože by měli blíž k oddělením analytiky a výroby, s nimiž úzce spolupracují,“ seznamuje nás s vizemi Klára Starnovská, která zastřešuje finanční controlling a plánování.

„Plány jsou jedna věc, naším úkolem je uvést je do souladu se skutečností. To se děje průběžně v jednotlivých odděleních a u nás ve financích dáváme informace dohromady z pohledu celé firmy. Musíme bedlivě sledovat, zda jsou reálná čísla v souladu s plány, a reagovat na případné změny. Organizace je živá věc stejně jako trh. Naši produkci z více než 95 procent vyvážíme, takže dění ve světě má na nás obrovský vliv,“ doplňuje David Králík s tím, že v současné době vidí jako největší riziko rychlé změny kurzů.

Doba elektronická postupně vchází i do dalších oddělení společnosti Cayman Pharma. „Ve firmě jí přicházíme na chuť a snažíme se nastavené procesy společně vychytávat, aby sloužily co nejlépe našim potřebám,“ shrnuje David Králík. A když se ptám, jestli s ní mají vůbec nějaký problém, chvíli se zamyslí a dodává: „Jedinou nevýhodou elektronizace, kterou vidím, je skutečnost, že máme menší příležitost se vzájemně osobně potkávat. Měli bychom na to myslet, osobní komunikace je v mnoha případech důležitá.“

Text: Jana Jenšíková

Foto: Marek Jenšík